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Titel
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Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten und professionellen Front Office Mitarbeiter, der unser Team verstärkt. In dieser Rolle sind Sie die erste Anlaufstelle für unsere Kunden, Gäste und Geschäftspartner und repräsentieren unser Unternehmen mit einem hohen Maß an Professionalität und Freundlichkeit. Sie sind verantwortlich für die Organisation und Koordination des Empfangsbereichs, die Bearbeitung von Anfragen und die Unterstützung interner Abläufe. Ihre Aufgaben umfassen sowohl administrative Tätigkeiten als auch den direkten Kundenkontakt, wodurch Sie eine Schlüsselrolle in der Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs spielen.
Zu Ihren Hauptaufgaben gehört die Begrüßung und Betreuung von Besuchern, die Beantwortung von Telefonanrufen und E-Mails sowie die Weiterleitung von Informationen an die entsprechenden Abteilungen. Sie sind auch für die Verwaltung von Terminen, die Organisation von Besprechungsräumen und die Bearbeitung von Post- und Kurierdiensten zuständig. Darüber hinaus unterstützen Sie das Team bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben und tragen zur Optimierung interner Prozesse bei.
Wir suchen eine Person mit ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten, einem freundlichen Auftreten und der Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten. Idealerweise haben Sie bereits Erfahrung im Bereich Empfang oder Kundenservice gesammelt und verfügen über gute organisatorische Fähigkeiten. Ein hohes Maß an Diskretion und Vertraulichkeit ist in dieser Position unerlässlich, da Sie mit sensiblen Informationen arbeiten werden.
Wenn Sie eine serviceorientierte Persönlichkeit sind, die Freude am Umgang mit Menschen hat und in einem dynamischen Umfeld arbeiten möchte, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Diese Position bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten in einem professionellen Umfeld weiterzuentwickeln und einen wichtigen Beitrag zum Erfolg unseres Unternehmens zu leisten.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Begrüßung und Betreuung von Kunden und Gästen am Empfang.
- Bearbeitung von Telefonanrufen und E-Mails sowie Weiterleitung an die zuständigen Abteilungen.
- Verwaltung von Terminen und Organisation von Besprechungsräumen.
- Bearbeitung von Post- und Kurierdiensten.
- Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben.
- Sicherstellung eines professionellen und einladenden Empfangsbereichs.
- Pflege und Aktualisierung von Kundendaten und Unterlagen.
- Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zur Optimierung interner Prozesse.
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Bürokommunikation, Hotellerie oder vergleichbar.
- Erfahrung im Empfangs- oder Kundenservicebereich von Vorteil.
- Ausgezeichnete Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten.
- Freundliches und professionelles Auftreten.
- Gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook).
- Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten.
- Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Können Sie uns von einer Situation erzählen, in der Sie einen schwierigen Kunden erfolgreich betreut haben?
- Wie organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag, um mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen?
- Welche Erfahrungen haben Sie im Umgang mit sensiblen Informationen?
- Wie würden Sie mit einer unerwarteten Situation am Empfang umgehen?
- Welche Software-Tools haben Sie in Ihrer bisherigen Arbeit verwendet?